Bijna elke werkgever in Nederland heeft er weleens van gehoord: de RI&E, oftewel de risico-inventarisatie en -evaluatie. Toch bestaan er nog veel misverstanden over wat een RI&E precies inhoudt, wanneer deze verplicht is en wanneer een bestaande RI&E nog voldoet.
Dat is niet zonder risico. Een onvolledige of verouderde RI&E kan leiden tot extra kosten, handhavingsrisico’s en problemen bij het aantonen dat u uw verantwoordelijkheid voor veilig en gezond werken serieus neemt.
Hieronder bespreken we vijf veelvoorkomende misverstanden die we bij SCAVES tegenkomen bij organisaties in Noord-Nederland – en wat er wél klopt.
Misverstand 1: “Ik ben zzp’er, dus ik hoef geen RI&E te hebben”
In de basis klopt dat, maar er zijn belangrijke uitzonderingen.
Een zzp’er die zelfstandig werkt en geen werknemers in dienst heeft, heeft in het algemeen geen algemene wettelijke verplichting om een RI&E als werkgever op te stellen. Zodra u personeel in dienst heeft, bent u werkgever en is een RI&E verplicht.
Daarbij is het belangrijk om goed te kijken naar wie er binnen uw organisatie werkt. Voor de toepassing van de Arbowet gelden bijvoorbeeld stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers in bepaalde situaties als werknemers. Voor hen heeft u dus ook verplichtingen op het gebied van veilig en gezond werken.
Ook bij het werken met zzp’ers kunnen aanvullende verantwoordelijkheden gelden, bijvoorbeeld wanneer meerdere partijen op dezelfde arbeidsplaats werken.
Wat kan dit kosten?
Vooral het risico dat u ten onrechte ervan uitgaat dat u niets hoeft te regelen. Het ontbreken van een RI&E terwijl u daar wel toe verplicht bent, kan leiden tot handhaving en een boete.
Misverstand 2: “Een RI&E en een V&G-plan zijn hetzelfde document”
Nee. Ze hebben een ander doel en een andere reikwijdte.
De RI&E brengt de arbeidsrisico’s binnen uw organisatie in kaart. Daar hoort ook een Plan van Aanpak bij waarin staat welke maatregelen u neemt, binnen welke termijn en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Een V&G-plan is iets anders. Bij bepaalde bouwprojecten is zo’n plan verplicht. Het richt zich op de specifieke veiligheids- en gezondheidsrisico’s van het betreffende bouwproject en op de samenwerking en coördinatie tussen de verschillende partijen op de bouwplaats.
Een V&G-plan vervangt daarom niet automatisch de RI&E van een werkgever. Andersom is een algemene RI&E niet voldoende om aan de specifieke verplichtingen voor een V&G-plan te voldoen wanneer zo’n plan voor een bouwproject verplicht is.
Wat kan dit kosten?
Een verkeerd document gebruiken kan ertoe leiden dat u denkt aan uw verplichtingen te hebben voldaan, terwijl er voor uw organisatie of project aanvullende eisen gelden.
Misverstand 3: “Eenmaal opgesteld, is de RI&E voor altijd klaar”
Nee. Een RI&E heeft geen wettelijke geldigheidsduur. Maar ze moet wel actueel blijven.
Een veelgehoorde vuistregel is dat een RI&E iedere vier jaar moet worden vernieuwd. Dat is juridisch niet juist: er bestaat geen wettelijke regel die bepaalt dat een RI&E precies iedere vier jaar moet worden herzien.
De kern is dat uw RI&E moet aansluiten op de actuele situatie binnen uw organisatie. Verandert er iets dat invloed heeft op de arbeidsrisico’s, dan moet u de RI&E daarop aanpassen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een nieuwe machine of installatie;
- andere werkzaamheden of werkmethoden;
- een verbouwing of verhuizing;
- belangrijke personele of organisatorische wijzigingen;
- nieuwe of gewijzigde risico’s;
- wijzigingen in wet- en regelgeving;
- een incident of ongeval dat nieuwe risico’s aan het licht brengt.
Steunpunt RI&E benadrukt daarom dat het bijhouden van de RI&E een continu proces is.
Wat kan dit kosten?
Een verouderde RI&E kan ertoe leiden dat belangrijke risico’s niet meer worden herkend of dat maatregelen niet meer aansluiten bij de praktijk.
Misverstand 4: “Een boete valt qua kosten wel mee”
Het financiële risico zit niet alleen in een eventuele boete.
Werkgevers die verplicht zijn een RI&E te hebben, kunnen bij het ontbreken daarvan met handhaving en een boete te maken krijgen. Ook kan de Nederlandse Arbeidsinspectie de RI&E en het Plan van Aanpak opvragen.
Maar de mogelijke gevolgen gaan verder dan alleen handhaving. Een gebrekkige of niet-actuele RI&E kan betekenen dat arbeidsrisico’s onvoldoende zijn beheerst. Bij een incident kan vervolgens worden gekeken naar de maatregelen die de werkgever heeft genomen en naar de manier waarop invulling is gegeven aan de zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden.
Daarnaast kunnen opdrachtgevers aanvullende eisen stellen op het gebied van veiligheid en gezondheid. In sommige sectoren spelen bijvoorbeeld certificeringen en veiligheidsbeoordelingen een belangrijke rol, zoals VCA, ISO 45001 of de Safety Culture Ladder.
Wat kan dit kosten?
Niet alleen geld door mogelijke handhaving, maar ook tijd, herstelmaatregelen, verstoring van de bedrijfsvoering en – afhankelijk van de situatie – het risico dat u niet aan de eisen van een opdrachtgever of aanbesteding voldoet.
Misverstand 5: “Een gratis online RI&E-tool invullen is voldoende”
Een online tool kan prima helpen, maar het invullen van een vragenlijst is niet automatisch hetzelfde als een goede RI&E.
De wet schrijft niet voor dat u de RI&E door een externe partij moet laten opstellen. Een werkgever kan de RI&E zelf maken. Wel moet de RI&E inhoudelijk voldoen aan de wettelijke eisen. Daaronder vallen onder meer het inventariseren en beoordelen van risico’s en een Plan van Aanpak met concrete maatregelen, termijnen en verantwoordelijkheden.
Een branchegericht RI&E-instrument kan daarbij juist heel waardevol zijn. Voor bedrijven met maximaal 25 medewerkers kan het gebruik van een erkend branche-RI&E-instrument bovendien betekenen dat de RI&E niet door een kerndeskundige hoeft te worden getoetst.
Het probleem ontstaat wanneer een organisatie de vragenlijst als eindpunt ziet in plaats van als hulpmiddel. Een goede RI&E moet aansluiten op de daadwerkelijke werkzaamheden, risico’s en omstandigheden binnen uw organisatie én leiden tot concrete verbetermaatregelen.
Wat kan dit kosten?
Een RI&E die alleen op papier klopt, maar onvoldoende aansluit op de praktijk, kan een vals gevoel van zekerheid geven. Het doel is niet om zoveel mogelijk vragen af te vinken, maar om risico’s daadwerkelijk te herkennen en beheersen.
Van wettelijke verplichting naar praktisch veiligheidsinstrument
Een RI&E is meer dan een document dat u bij een inspectie uit de kast haalt. Het is de basis van uw arbobeleid en helpt u om risico’s systematisch te herkennen, prioriteren en beheersen.
Een goede RI&E geeft antwoord op drie praktische vragen:
Welke risico’s hebben we?
Welke risico’s moeten we als eerste aanpakken?
Wie doet wat en wanneer?
Daarmee kan de RI&E niet alleen bijdragen aan veiligere arbeidsomstandigheden, maar ook helpen bij het aantoonbaar organiseren van veiligheid binnen uw organisatie.
SCAVES ondersteunt organisaties in Noord-Nederland bij het opstellen, actualiseren en verbeteren van hun RI&E. Van risico-inventarisatie en beoordeling tot Plan van Aanpak en – waar nodig – ondersteuning bij toetsing.
Twijfelt u of uw RI&E nog aansluit op de huidige situatie? Dan is het verstandig om niet te wachten tot een inspectie, audit of incident het antwoord geeft.