In veel organisaties is het explosieveiligheidsdocument (EVD) een dossier dat vooral wordt bijgehouden voor de vorm. Het wordt opgesteld bij de ingebruikname van een nieuw proces of een nieuwe installatie, verdwijnt vervolgens in een map en komt pas weer op tafel als de Arbeidsinspectie of een auditor daarom vraagt.

Herkenbaar? Dan is de kans groot dat het EVD niet volledig is geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. Dat is zonde, want een goed opgesteld en actueel explosieveiligheidsdocument kan onveilige situaties, stilstand en kosten helpen voorkomen.

In deze blog benaderen wij het explosieveiligheidsdocument niet als verplichting, maar als praktisch stuurinstrument voor veilig werken in explosiegevaarlijke omgevingen. Wij laten zien waarom het de moeite waard is om verder te verdiepen op de EVD-landingspagina van SCAVES.

Meer dan alleen voldoen aan ATEX-verplichtingen

Het EVD is verplicht voor organisaties waar een explosieve atmosfeer kan ontstaan, bijvoorbeeld door brandbare gassen, dampen of stof. De basis hiervan ligt in Europese regelgeving en de Arbowet.

Wie het EVD echter uitsluitend ziet als middel om “aan de eisen te voldoen”, laat kansen liggen. Een goed opgezet EVD kan onder meer:

• Onnodige stilstand voorkomen
  Door risico’s en ontstekingsbronnen systematisch in kaart te brengen, worden verrassingen bij inspecties of incidenten beperkt.
• Ondersteunen bij investeringsbeslissingen
  Een helder overzicht van risico’s en maatregelen maakt het mogelijk om gefundeerd te besluiten of technische maatregelen noodzakelijk zijn of dat organisatorische maatregelen volstaan.
• Structuur en duidelijkheid geven in de organisatie
  Medewerkers weten waar zij aan toe zijn, welke zones er zijn en welke werkwijzen onlosmakelijk verbonden zijn met veilig werken.

Het explosieveiligheidsdocument vormt zo de brug tussen wet- en regelgeving enerzijds en de dagelijkse praktijk anderzijds.

Veelvoorkomende knelpunten in bestaande EVD’s

In de praktijk blijkt regelmatig dat EVD’s op papier volledig lijken, maar in de praktijk tekortschieten. Enkele typische signalen:

• De ATEX-zone-indeling is niet meer actueel door proces- of installatie­wijzigingen.
• Procedures staan beschreven, maar zijn op de werkvloer nauwelijks bekend.
• Er wordt verwezen naar maatregelen die nooit volledig zijn ingevoerd of in de loop der tijd zijn verdwenen.
• Het EVD is door een externe partij opgesteld, maar nooit echt ingebed in de organisatie.

Het gevolg kan zijn dat het document bij een inspectie of incident niet als actueel en representatief wordt gezien, met mogelijke maatregelen, discussies of in het ergste geval onveilige situaties tot gevolg.

Van formeel document naar praktisch werkdocument

De vraag is dan: hoe maakt u van het explosieveiligheidsdocument een document waar u in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk op stuurt?

1. Uitgaan van processen, niet alleen van regels

Natuurlijk vormt wet- en regelgeving het kader. Maar een EVD wordt pas waardevol als het duidelijk beschrijft:

• welke processen plaatsvinden;
• waar en wanneer brandbare stoffen vrijkomen;
• op welke punten een ontsteking kan optreden.

Vanuit dat procesbeeld worden vervolgens zones, maatregelen en verantwoordelijkheden uitgewerkt.

2. De werkvloer betrekken

Operators, monteurs en leidinggevenden beschikken vaak over cruciale praktijkkennis:

• waar afwijkingen ten opzichte van procedures in de praktijk voorkomen;
• welke situaties afwijken van de oorspronkelijke ontwerptekeningen;
• waar eerder (bijna-)incidenten zijn geweest.

Door hen actief te betrekken, ontstaat niet alleen een realistischer EVD, maar ook meer draagvlak voor de maatregelen die daarin zijn vastgelegd.

3. Inzichtelijk en concreet maken

Een explosieveiligheidsdocument hoeft geen moeilijk leesbaar tekstbestand te zijn. Het wordt beter bruikbaar wanneer het onder andere bevat:

• duidelijke plattegronden met ATEX-zones;
• overzichtelijke tabellen waarin per situatie de risico’s en maatregelen zijn gekoppeld;
• heldere benoeming van rollen en verantwoordelijkheden.

Hoe concreter en visueler de uitwerking, hoe eenvoudiger het document in de praktijk kan worden toegepast.

4. Borgen dat het EVD actueel blijft

Processen ontwikkelen zich, installaties worden aangepast en productstromen veranderen. Het EVD moet daarin meebewegen.

Het is daarom verstandig om vast te leggen wanneer en bij welke gebeurtenissen het document in ieder geval wordt herzien, bijvoorbeeld bij:

• wijziging van processen of installaties;
• gebruik van nieuwe of andere brandbare stoffen;
• (bijna-)ongevallen of andere relevante incidenten;
• verbouwingen of uitbreiding van de locatie.

Is uw explosieveiligheidsdocument nog passend?

Enkele eenvoudige vragen kunnen al veel zeggen over de status van uw EVD:

• Is duidelijk wie binnen uw organisatie eindverantwoordelijk is voor het EVD?
• Weet u wanneer het document voor het laatst is geactualiseerd en welke wijzigingen toen zijn doorgevoerd?
• Herkennen medewerkers in het veld de ATEX-zones zoals die in het document zijn beschreven?
• Kunt u bij een inspectie snel en overtuigend laten zien welke maatregelen per zone of risico zijn getroffen?
• Sluit het EVD logisch aan op andere documenten, zoals de RI&E?

Als meerdere van deze vragen niet direct met “ja” kunnen worden beantwoord, is het waarschijnlijk zinvol om het explosieveiligheidsdocument opnieuw tegen het licht te houden.

De rol van SCAVES bij het (her)opstellen van een EVD

SCAVES ondersteunt organisaties bij het opstellen, actualiseren en toetsen van explosieveiligheidsdocumenten. Daarbij richten wij ons niet alleen op de formele eisen, maar nadrukkelijk ook op de praktische toepasbaarheid binnen uw bedrijf.

Wij kijken onder meer naar:

• de feitelijke inrichting en opbouw van uw processen;
• passende technische en organisatorische maatregelen per risico;
• de wijze waarop medewerkers worden geïnformeerd en betrokken (bijvoorbeeld via trainingen en toolboxmeetings).

Of het nu gaat om het opstellen van een eerste EVD, het actualiseren van een bestaand document of een second opinion: wij stemmen onze aanpak af op de situatie en omvang van uw organisatie.

Verder verdiepen: de EVD-landingspagina van SCAVES

Wilt u zich verder verdiepen in de inhoud en opbouw van een explosieveiligheidsdocument en weten welke stappen SCAVES daarbij hanteert?

Bezoek dan de pagina “Explosieveiligheidsdocument (EVD)” op de website van SCAVES. Daar vindt u onder andere:

• een uitgebreider overzicht van de verplichte en aanbevolen onderdelen van een EVD;
• een beschrijving van onze aanpak van inventarisatie tot en met implementatie van maatregelen;
• de mogelijkheid om direct contact op te nemen of een vrijblijvende offerte aan te vragen.

Twijfelt u over de kwaliteit of actualiteit van uw huidige EVD?

Wanneer u na het lezen van deze blog twijfelt of uw explosieveiligheidsdocument nog volledig, actueel en passend is, is het raadzaam dit tijdig te laten beoordelen.

Op de EVD-pagina van SCAVES leest u hoe wij een dergelijk traject vormgeven en wat u daarvan kunt verwachten. Met als resultaat een solide, praktisch en toekomstbestendig explosieveiligheidsdocument.