Of u nu dagelijks op de bouwplaats werkt, in een werkplaats actief bent of bij klanten op locatie aanwezig bent: veiligheid mag nooit een bijzaak zijn. In de hectiek van de dagelijkse werkzaamheden is het echter niet altijd eenvoudig om structureel stil te staan bij risico’s. Juist daar biedt de toolboxmeeting uitkomst.

Een toolboxmeeting is een korte, gerichte bijeenkomst waarin u met uw team één specifiek onderwerp op het gebied van veiligheid, gezondheid of milieu bespreekt. Geen uitgebreide training, maar een praktische en doelgerichte sessie op de werkvloer, waarin kennis wordt opgefrist, afspraken worden aangescherpt en ruimte is voor vragen en het delen van ervaringen.

Veiligheidsbewustzijn groeit stap voor stap

Veilig werken is geen eenmalige instructie; het is gedrag. En gedrag verander je alleen door herhaling, voorbeelden uit de praktijk en het gesprek met elkaar. Door regelmatig toolboxmeetings te organiseren:

• blijven risico’s top of mind;
• leren medewerkers gevaarlijke situaties eerder herkennen;
• wordt het vanzelfsprekender om elkaar op onveilig gedrag aan te spreken.

Je ziet vaak dat na een periode met structurele toolboxen minder incidenten, bijna-ongevallen en meldingen van onveilige situaties voorkomen, simpelweg omdat mensen alerter zijn en beter weten wat er van hen verwacht wordt.

Iedereen krijgt dezelfde, eenduidige boodschap

In veel organisaties werken mensen op verschillende locaties, in ploegen of bij diverse opdrachtgevers. Dan is het een uitdaging om iedereen dezelfde instructies en afspraken mee te geven.

Met een toolboxmeeting zorg je voor:

• één duidelijke boodschap voor alle betrokken medewerkers;
• heldere afspraken over hoe je bepaalde werkzaamheden uitvoert;
• gelegenheid om direct onduidelijkheden weg te nemen.

Dat voorkomt misverstanden én zorgt ervoor dat je als organisatie kunt laten zien: “Zo doen wij het hier.”

Praktische vertaling van beleid naar de werkvloer

Beleid, RI&E, procedures… het klinkt mooi op papier, maar het moet uiteindelijk landen op de werkvloer. Toolboxmeetings zijn hét moment om:

• bevindingen uit de RI&E te vertalen naar praktisch gedrag;
• wijzigingen in procedures uit te leggen;
• leerpunten uit incidenten of bijna-ongevallen te bespreken.

Zo verbind je je veiligheidsbeleid met de dagelijkse praktijk, in taal en voorbeelden die medewerkers herkennen.

Wat zegt de wet- en regelgeving over toolboxmeetings?

Arbowet: zorgplicht en voorlichting

De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Daar hoort ook bij dat medewerkers voorlichting en instructie krijgen over de risico’s in hun werk en over hoe ze veilig moeten werken.

De Arbowet schrijft niet letterlijk voor dat je toolboxmeetings móét organiseren, maar in de praktijk zijn toolboxen een uitstekend middel om aan die verplichting te voldoen. Met goed gedocumenteerde toolboxen kun je aantonen dat je:

• medewerkers regelmatig instrueert;
• aandacht besteedt aan specifieke risico’s;
• maatregelen en afspraken duidelijk hebt gecommuniceerd.

Dit wordt niet alleen belangrijk bij een ongeval of inspectie, maar ook bij audits, bijvoorbeeld in het kader van certificeringen.

VCA: concrete verplichtingen voor toolboxen

Voor VCA-gecertificeerde bedrijven zijn toolboxmeetings niet alleen verstandig, maar ook écht verplicht. De VGM Checklist Aannemers (VCA) stelt duidelijke eisen aan de frequentie:

• VCA*: minimaal 4 toolboxmeetings per jaar
• VCA**: minimaal 10 toolboxmeetings per jaar
• VCA Petrochemie: eveneens minimaal 10 toolboxmeetings per jaar

Daarnaast vraagt VCA dat toolboxen goed worden gedocumenteerd. Denk aan:

• het onderwerp van de toolbox;
• datum en locatie;
• aanwezige medewerkers (aanwezigheidslijst);
• eventueel gemaakte afspraken of actiepunten.

Tijdens VCA-audits wordt hier actief naar gekeken. Toolboxmeetings zijn dus niet alleen goed voor de veiligheid, maar ook een belangrijke schakel in het behouden van je certificering.

Hoe ziet een sterke toolboxmeeting eruit?

Een toolboxmeeting hoeft geen ingewikkelde sessie te zijn. Integendeel: juist kort, concreet en praktijkgericht werkt het beste. Een effectieve toolbox kenmerkt zich vaak door:

• Een scherp afgebakend onderwerp
  Bijvoorbeeld werken op hoogte, gebruik van PBM, orde en netheid, werken met machines, gevaarlijke stoffen of veilig rijden met heftrucks. Het liefst gekoppeld aan lopende werkzaamheden of recente incidenten.
• Herkenbare praktijkvoorbeelden
  Geen droge theorie, maar situaties die medewerkers zélf meemaken: een bijna-val van een ladder, een near-miss met een hijskraan of onduidelijke afspraken op een projectlocatie.
• Interactie in plaats van monoloog
  De beste toolboxen zijn gesprekken, geen lezingen. Stel vragen, laat medewerkers voorbeelden delen en bespreek samen hoe het veiliger kan.
• Duidelijke afspraken en opvolging
  Sluit altijd af met concrete punten: wat gaan we anders of beter doen? En wie is waarvoor verantwoordelijk? Kom later nog eens terug op eerdere afspraken, zodat je laat zien dat je het serieus neemt.

De rol van SCAVES: van losse sessie naar structurele veiligheidscultuur

Toolboxmeetings organiseren kan iedereen. Maar toolboxmeetings die écht bijdragen aan minder incidenten en een sterke veiligheidscultuur, vragen om:

• inhoud die past bij jouw werkzaamheden en risico’s;
• trainers of leidinggevenden die de juiste snaar weten te raken;
• een goede opbouw over het jaar, afgestemd op projecten, seizoensrisico’s en RI&E-resultaten;
• correcte registratie en documentatie voor Arbo- en VCA-eisen.

SCAVES ondersteunt organisaties hierin op verschillende manieren:

• we ontwikkelen maatwerk-toolboxen op basis van jouw risico’s, projecten en organisatiecultuur;
• onze veiligheidskundigen kunnen toolboxmeetings voor je uitvoeren, óf jouw leidinggevenden trainen om dit zelf te doen;
• we helpen je om toolboxen te koppelen aan je RI&E, VCA-eisen en andere veiligheidsinstrumenten;
• dankzij onze ervaring in Noord-Nederland kennen we de regionale projecten, sectoren en uitdagingen door en door.

Het resultaat: toolboxmeetings die niet voelen als “moetje voor de VCA”, maar als een logisch onderdeel van professioneel en veilig werken.

Toolboxmeetings als vast onderdeel van je veiligheidsstrategie

Zie een toolboxmeeting niet als los moment, maar als onderdeel van een bredere veiligheidsstrategie. In combinatie met:

• een actuele RI&E;
• heldere werk- en veiligheidsinstructies;
• periodieke werkplekinspecties;
• goed opgeleide BHV’ers en preventiemedewerkers;

kunnen toolboxen echt het verschil maken. Ze vormen de verbindende schakel tussen beleid en praktijk, tussen papier en gedrag.

Meer weten over toolboxmeetings bij SCAVES?

Wil je weten hoe SCAVES toolboxmeetings inricht, welke onderwerpen mogelijk zijn en hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen bij Arbo- en VCA-verplichtingen?

Lees dan verder op onze pagina over toolboxmeetings:
www.scaves.nl/toolboxmeetings/